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在家办公,如何保证效率和质量?

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    新型冠状病毒肺炎自鼠年伊始就牵动着无数国人的心,为阻止肺炎传播,不少公司响应号召通知员工在家远程办公。
    在非常时期,避免集会,保障生产力就是为控制疫情贡献力量。远程协作虽然不能完全取代现场办公,但新的协作工具和技术已经可以满足我们足不出户完成大量工作的要求。
    不过,很多人对“远程协作”的方式有一些担心。
    比如:如何保证团队在远程协作中的效率和质量?如何与客户保持密切的联系并拓展业务?
    今天,阿信就为大家分享一些在微软已被员工和管理者所熟知的远程协作硬核技能。
    另外,中信读书会特别邀请微软(中国)现代化办公解决方案高级产品经理——段旭东和王蓓,在2月4日周二晚8:00-9:00与大家直播畅聊远程协作的对内管理和对外销售技巧,扫描文末海报二维码即可免费预约。
    保持密切联系
    1. 管理者:把关怀员工和团队成员放在首要位置
    疫情的快速发展和变化,让我们很可能会把更多的注意力放在如何保障业务上,但是却很容易忽视一点,那就是员工和团队比以往任何时候都更需要关怀:
    他们此时也许正在担心自己的工作安全,不知道是否疫情对业务的冲击会让自己失业;他们也许正在茫然不知所措,即使被通知远程办公,也不知道该如何正确而高效的协作;他们也许有很多的问题和困难,但是由于距离等原因并没有和你充分的沟通。
    作为管理者,应该怎么办呢?
    1)需要尽快和团队的每个成员做坦诚的沟通,帮助他们了解目前公司的业务安排和计划,清晰的告诉他们接下来的工作目标和方向;
    2)需要主动询问团队成员碰到的困难和需要帮助的地方,不管是个人层面还是业务层面,我们都要提供力所能及的帮助;
    3)需要随时关注团队成员的士气和情绪,因为不能每天看到,我们更要保持敏感度。
    在这个特殊时期,也许不应该把注意力集中在“谁没有远程打卡”,而是TA“需要什么帮助”。
    2. 员工:做好向上管理,保持和老板的密切沟通
    远程协作的挑战:不同于坐在办公室,远程办公中你和老板的沟通频次一定会减少,尤其是非正式的信息交流。
    这就需要你使用以下方法来做好“向上管理”:
    1)制定清晰的工作目标
    不要坐在沙发上等着老板的指令再开工!
    在一开始,就要和老板做好充分的沟通,清楚的知道自己在接下来一段时间要做哪些事情,完成哪些任务,参与哪些项目,这个目标必须要是SMART(Specific具体,Measurable可衡量,Attainable可达到,Relevant与大的业务目标有相关性,Time-Bound有明确截止日期)。
    除此之外,你还要清晰的了解远程工作期间老板对你的工作期望值,比如希望你什么时候在线工作,是否需要承担额外的工作等。
    最后,一定要把沟通后达成的目标写下来并发给老板确认,以备后续的总结回顾。
    2)保持规律的总结汇报
    不能因为“看不到老板”就觉得总结汇报没有必要,恰恰相反,远程工作中,你要保持和老板更加频繁的互动,建议至少每周能有一次较为正式的工作汇报,至少包含以下内容:
    你在这段时间做了什么取得了什么成果碰到了什么困难需要的帮助和支持下一个阶段的计划
    因为远程的关系,老板不能看到你所有的工作内容、了解你碰到的困难,这就需要你更积极主动的做总结汇报。
    构建快捷高效的远程协作模式
    1. 打破空间限制,让团队会议高效快捷
    远程协作的挑战:远程协作中你不能和小伙伴在同一个会议室里面对面交流,甚至不知道参会人是否在一边开会一边刷朋友圈。
    这个时候,你就需要重新思考如何让会议更高效,想让会议高效进行,需要Get以下技能:
    1)制定共同遵守的会议规则
    尽量多开小会(7人以下的会议)和短会(30分钟以内的会议),少开大会长会;
    开会前会议组织者发出会议日程,让每个与会人员都了解自己在会议中的角色和贡献;
    开会后一定要及时的总结和跟进,尤其是行动计划。
    这是一些远程协作的基本规则,当然你也可以和小伙伴约定更多的规则,以保证每个人都能充分和高效的参与,做到彼此尊重对方的时间和努力。
    2)借助视频会议提升参与感和沟通效率
    打开摄像头,让每个人能看到其他参会人的脸,是远程协作中提升凝聚力和参与度的好方法。
    3)借助协作工具来管理会议进程和会议记录
    会议当中需要大量的内容实时共享,也需要和参会人展开丰富的互动(文字聊天,文件分享),会议后也需要使用便捷的工具把行动计划分配给每个人并做到自动提醒。
    越是远程,越要尽可能使用一些帮你减轻工作量的自动化工具。
    2. 妙用协同编辑,让远程协作安全高效
    远程协作的挑战:团队共用的文档在群里编辑无数版本,低效且不同步。
    1)保证数据安全
    牺牲了数据安全的远程协作是万万不可取的。在这点上,公司和个人都要做足功课,评估最适合自己的工具平台和方式方法,不让重要和敏感的企业数据在互联网“裸奔”。
    2)积极使用多人协作
    在安全的基础之上,将文档上传到团队统一管理的云平台,展开协同编辑是一种高效的办公方式。
    3. 管理者:保证平台良好运转并及时解决出现的问题
    我们不能简单的依靠团队成员的自学或者自觉自律来进行高效的远程协作。
    如果贵公司刚接触远程办公,那么作为管理者,你需要在最短的时间搭建起这样模式,在这个过程中,你需要梳理和解答下面的问题:
    1)业务影响评估:
    · 哪些工作内容和业务可以通过远程协同来解决?
    · 你的业务目标有多少可以通过远程协同来实现?
    · 对于无法远程协同来完成的业务你的备用方案是什么?
    2)工具成熟度评估:
    · 你现在使用的数字化工具是否可以满足所有的协作需求?
    · 你和团队使用的工具是零散的组合还是统一的平台?
    · 你们使用的工具是否能保证企业的数据和信息安全?
    · 你打算如何与IT部门一起解决那些无法满足的协作需求?
    3) 技能成熟度评估:
    · 如果工具的问题已经解决,你和你的团队是否已经具备了很好的远程协作技巧,尤其是文档共享、协同编辑、远程会议等基本技能?
    · 你和你的团队是否需要接受进一步的培训来快速强化远程协作技能?
    · 你可以通过哪些渠道快速的获取相关的知识技能并传递给团队?
    如果你在做完以上的简单评估后发现自己以及团队还有很多不足,那么你就要更快的带领团队行动起来了。
    以客户为中心
    用一切方法保持业务的连续和稳定
    关怀好员工,就有了保障业务的基础;搭建好远程协作的平台和工作模式,就有了披荆斩棘的工具。
    接下来,就需要思考应该如何带领以客户为中心,克服困难,用一切方法保持业务的连续和稳定。
    道理很简单:越是艰难的时候,越是客户需要我们的时候。
    你需要思考下面这些问题:
    你的客户目前正在碰到哪些困难?你是否可以快速帮助到他们?你和你的团队是否已经和其他团队建立起了快速高效的客户响应机制?你的资源和团队是否已经准备好给客户提供更多的支持和帮助?
    最重要的是,你可能会和我一样,不会很快的找到问题的答案,这个时候,你就要需要充分发挥团队的力量,让每个人都来献计献策,然后快速的把想法变成可执行的方案,并通过远程协作的方式来落实。



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